비즈니스 이메일 작성시 체크리스트!

안녕하세요. 대신저축은행입니다.

 

회사 업무를 하다 보면 하루에도 몇 번씩 이메일을 보내야 할 때가 많은데요. 이메일만 봐도 이 사람의 업무능력을 파악할 수 있다는 사실, 알고 계시나요?

 

받는 사람에게 일 잘하는 사람으로 남고 싶다면, 이메일도 전략적으로 작성해야 한답니다.

 

 

■ 이메일 작성 시 유의사항

 

 

자나깨나 오타 조심!

 

모든 문서를 작성할 때 주의해야 할 부분은 바로 오타! 글을 쓸 때는 보이지 않지만 발송 후에 확인해보면 하나씩 보이기 마련인데요. 비즈니스 이메일을 보낼 때는 더더욱 신중하게 확인해야겠죠~!

 

요새는 맞춤법을 검사해주는 사이트나 프로그램도 많이 있기 때문에 불안하다면 발송하기 전에 프로그램을 통해 확인해보는 것도 좋은 방법!

 

첨부파일 확인!

 

첨부파일이 꼭 필요한 경우가 아니라면 가급적 첨부파일을 생략하는 것이 좋지만 문서나 각종 파일을 첨부해야 하는 경우에는 파일을 제대로 첨부했는지 확인해야 합니다.

 

메일을 다 작성해놓고 중요한 파일을 빠트려 다시 보내는 일이 없도록 해야 하는데요. 메일을 작성하기 전에 가장 먼저 첨부파일부터 불러오는 것이 좋답니다. 다른 파일을 불러오지는 않았는지 메일 발송 전에 다시 한번 확인해야 하구요!

 

핵심만 간단하게!

 

직장인들은 하루에도 수많은 메일을 주고받기 때문에 메일 제목만 보고도 어떤 내용인지 쉽게 파악할 수 있도록 키워드를 넣어 작성하는 것이 좋은데요. 메일 내용도 길게 늘어지지 않도록 꼭 필요한 정보만을 요약하여 정리해야 합니다.

 

만약 하나의 메일에 여러 가지 업무 내용을 담아야 한다면 숫자를 표기하여 구분할 수 있도록 하거나 아예 이메일을 새로 써서 나누어 보내는 것이 좋답니다.

 

긍정적인 화법 사용

 

비즈니스 메일을 주고받을 때는 속어, 약어, 유행어 등 친구들과 사용하는 언어나 이모티콘 등은 사용하지 않아야 하며, 항상 정중한 언어를 사용해 예의 있는 사람이라는 인식을 주는 것이 좋은데요. 얼굴을 마주하지 않기 때문에 잘못된 표현을 통해 오해가 생기는 일이 없도록 긍정적인 화법을 사용하는 것이 좋겠죠.

 

 

■ 수신 대상별 이메일 작성 시 체크사항

 

 

거래처 등 외부인에게 보낼 때

 

메일 작성 시 서명은 명함과 같은 역할을 하는데요. 하단에 표시되는 서명 정보가 제대로 입력되었는지 확인해야 합니다. 또 받은 메일에 회신하는 경우 제목에 [Re]표시가 붙는데, 이 표시가 너무 반복되어 길어지진 않았는지 체크하는 것이 좋답니다.

 

상사에게 업무 결과보고 메일을 보낼 때

 

본인의 업무 성과나 진행상황을 상사에게 보고해야 하는 경우, 업무 성과 관련 내용을 도입부에 언급하는 것이 좋습니다. 이때, 상사의 지시사항을 어떤 식으로 적용했는지, 어떤 이슈가 있었는지 일목요연하게 정리하고, 메일을 마무리 할 때는 전달한 보고에 대한 수정사항이나 피드백을 요청하며 마무리 하는 것이 좋습니다.

 

팀원들에게 업무요청 메일을 보낼 때

 

요청하는 업무가 무엇인지 구체적으로 작성하고, 수신자가 여러 명일 경우 개인별로 처리해야 할 일을 정확하게 명시해주어야 하는데요. 일정 또한 ‘최대한 빨리’라는 모호한 표현은 자제하고 정확한 마감 기한을 알려주는 것이 좋습니다.

 

 

 

 

센스있는 사람이 되기 위한 비즈니스 이메일 작성법에 대해 살펴보았는데요.

 

누구에게 보내는 메일이든 기승전결이 확실하고 가독성 있는 글이 좋은 기억을 심어줄 수 있다는 점~ 꼭 기억해주세요!