직장의 신이 알려주는 보고서 작성법!

안녕하세요. 대신저축은행입니다.

 

직장인들이 가장 어려워하는 업무 중 하나는 바로 보고서 작성인데요. 대부분 상사나 거래처 사람들에게 보고하기 위한 경우가 많기 때문에 더 부담스럽고 어려움이 따르는 것 같아요.

 

하지만 쫄지 마세요~!!!

 

보고서 작성만 잘해도 돋보이고, 업무성과를 두 배로 보여줄 수 있는 기회이니 확실하게 기회를 잡는 것이 좋답니다~! 그럼, 직장인들의 업무성과를 높여주는 보고서 작성법을 알려드릴게요!

 

 

■ 보고서 작성과정

 

STEP 1. 보고서의 목적 분명히 하기

 

먼저, 보고서를 읽는 대상을 명확히 한 후, 어떤 주제로 작성할 것인지, 보고서 전달을 통해 이루고자 하는 목표가 무엇인지를 정해야 하는데요.

 

보고서는 감상, 비평, 실험, 분석, 조사, 요약보고서 등 주제에 따라 다양하기 때문에 보고서 작성 목적을 명확하게 설정하는 것이 좋습니다.

 

STEP 2. 목차 정하기

 

보고서는 보통 표지 다음에 목차가 들어가고, 이후 본문 > 참고문헌 순으로 구성되는데요. 목차는 각 장의 소제목이 한눈에 보일 수 있도록 구성해 보고서에 전체적으로 어떤 것들이 들어가는지 보여줍니다.

 

목차 구성 TIP

 

1) 제목 및 목적: 보고 목적 또는 배경, 보고 대상을 보고서의 도입부에 넣어주세요.

 

2) 활동결과: 일반 사업 보고서라면 목표 달성에 대한 결과를, 상품기획 보고서라면 컨셉에 대한 내용을 언급하면서 현재 진행상황 및 전체적인 내용을 간략하게 보여줍니다.

 

3) 사업내용 및 실행방안: 보고서의 세부 내용을 알려줍니다. 사업의 구체적인 내용과 실행 과정을 서론, 결론, 본론에 따라 이해하기 쉽게 작성합니다.

 

4) 해결방안: 사업 실행 후 남아있는 과제나 해결방안, 전략 등을 제시하고, 향후 기대효과 및 스케쥴 등을 제시하면서 보고서를 마무리합니다.

 

 

STEP 3. 자료 수집 및 분석

 

목차를 정했다면 보고서를 작성하는데 필요한 자료를 수집해 분석해야 하는데요. 이때 설문이나 문헌, 실험, 관찰, 답사 등의 객관적인 자료를 수집하는 것이 보고서의 신뢰도를 높일 수 있는 방법이에요. 수집한 자료는 출처를 정확하게 기재하고, 인용된 자료에도 출처 및 주석을 정확하게 표기해야 한답니다.

 

STEP 4. 구성 및 초안작성

 

자료 수집이 완료되었다면, 목차에 따라 자료를 알맞은 위치에 넣고, 전체적인 순서에 맞게 초안을 작성합니다. 불필요한 내용은 줄이고 최대한 간결하게 작성하는 것이 좋으며, 이미지나 그래프, 통계 등을 활용하면 보고서의 질을 높일 수 있습니다.

 

STEP 5. 보고서 검토 및 보완

 

초안을 작성했다면, 전체적으로 다시 살펴보면서 수정하거나 보충이 필요한 부분은 보충하는 작업을 거쳐야 하는데요. 맞춤법, 숫자 등 기본적인 부분도 잘못된 부분은 없는지 꼼꼼하게 확인해주셔야 해요. 내가 작성한 글의 잘못된 부분은 내가 찾아내기 힘들기 때문에 다른 사람의 조언을 얻는 것도 좋은 방법이랍니다.

 

 

 

■ 보고서 작성 시 주의사항

 

1. 애매한 표현 X, 정확한 표현과 수치 O

 

보고서에서는 지양해야 하는 몇 가지 애매한 단어들이 있는데요. 예를 들면, ‘최적의, 대단한, 귀중한, 매력적인, 표준의’ 등의 표현이나 ‘검토하다, 선처하다, 서포트하다, 지원하다’, ‘가시화, OO력(제안력, 학습력 등)’, ‘프로페셔널, 글로벌, 솔루션, 가버넌스’ 등의 단어는 사용하지 않는 것이 좋다고 해요.

 

2. 인과관계를 명확하게 하기

 

보고서가 상대를 설득하거나 구체적인 행동을 유도해야 하는 목적일수록 메시지를 정확하게 전달하는 것이 중요합니다. 주장과 근거의 인과관계를 명확하게 해야 하며, 핵심을 파악하기 쉽게 프로젝트 결과나 진행상황을 간략하게 언급한 뒤, 설명이 뒤따르도록 두괄식으로 작성하는 것이 좋습니다.

 

3. 메시지를 시각화 하기

 

보고서는 한눈에 보기 쉽게 작성하는 것이 가장 중요한데요. 장황하게 설명을 늘어놓거나 중복된 표현은 줄이고, 이미지화 할 수 있는 내용은 표나 그래프, 차트 등을 활용해 이해를 돕는 것이 좋습니다.

 

 

■ 그래프 작성 TIP

 

 

 

 

막대형 그래프

 

여러 가지의 데이터를 비교할 때는 막대그래프를 이용하면 이해도를 높일 수 있는데요. 전하고자 하는 메시지를 생각하면서 항목을 선택해야 하며, 막대의 굵기와 간격을 일정하게 넣어주어야 깔끔한 보고서를 완성할 수 있습니다.

 

데이터는 구체적으로 넣어주되, 비교 수치의 차이가 너무 큰 경우 적절한 생략을 통해 간략하게 표현합니다.

 

 

 

 

픽토그램 활용

 

막대형 그래프가 단순하고 지루하다면, 픽토그램, 즉 그림문자를 활용하는 방법이 있습니다. 그래프와 그림을 합성해 나타내는 것으로 직관성을 높여줄 수 있는 방법인데요.

 

예를 들면, 인원수를 비교하는 경우, 수치를 막대 높이로 표현하는 대신 사람 아이콘을 넣어 크기 또는 아이콘 갯수로 표현하는 것! 막대그래프로 나타낼 수 있는 것을 그림으로 표현해 좀더 세련되고 눈에 띄게 표현할 수 있답니다. 구글에서 공짜 클립아트를 많이 구할 수 있다고 해요.

 

 

 

 

원형 그래프

 

전체에 대한 부분의 비율을 나타낼 때는 원형그래프가 유용한데요. 항목이 너무 많을 경우 오히려 복잡해 보일 수 있기 때문에 6개 이하의 항목으로 구분하고, 나머지는 기타로 묶어 단순화시키는 것이 좋습니다.

 

항목을 정한 후에는 각 항목별로 색상이나 명암을 다르게 하여 구분하되 통일감 있도록 구성하고, 데이터의 크기가 큰 순서대로 시계방향을 따라 배치하는 것이 좋답니다. 이때, 강조하고 싶은 항목이 있다면 12시 방향에 두는 것이 좋다고 해요~!