신입사원을 위한 직장 내 전화매너!

안녕하세요. 대신저축은행입니다.

 

직장인의 업무 중 많은 분들이 어려움을 느끼는 부분 중 하나는 바로 전화통화인데요. 특히 신입사원의 경우 상사가 자리를 비웠을 때 전화벨이 울리지 않기를 기도하는 분들 많으시죠~~?ㅎㅎ 어쩌다 벨소리가 울리기라도 하면 긴장감에 심장이 쿵쾅거리는 경험.. 한번쯤 해보셨을 것 같아요!

 

회사의 인상이 여러분의 전화에 따라 달라지기도 하고, 주변에 앉은 다른 직장 상사와 동료들이 여러분의 목소리에 귀를 기울이고 있을지도 모르기 때문이죠~

 

그래서! 오늘은 직장 내 전화매너에 대해 알려드릴게요~!

 

 

■ 걸려온 전화를 받았다면?

 

전화가 울리면 우선 벨이 3번 울리기 전에 받는 것이 예의라고 하죠~ 상대방이 기다리지 않도록 최대한 빨리 받는 것이 좋답니다.

 

전화를 받은 후에는 가장 먼저, ‘감사합니다’, ‘안녕하세요~’ 등의 첫인사와 함께 본인의 소속을 밝혀야 해요. “~~팀 ~~입니다.”와 같이 소속과 이름을 정확히 얘기해야 상대방이 전화를 건 대상이 맞는지를 확인할 수 있겠죠~!

 

 

■ 통화 중 메모는 필수!

 

업무 관련 내용에 대해 통화할 때는 짧은 순간에 많은 정보가 오고 갑니다. 통화 중에는 다 알 것 같아도 막상 전화를 끊고 나면 기억이 잘 나지 않는 부분이 있을 수 있어요.

 

그렇기 때문에 메모지와 필기구를 항상 준비해두고 중요한 내용을 기록해야 하는데요. 이때 상대방의 소속과 이름, 장소, 시간 등은 필히 메모하고, 통화를 종료하기 전에 통화내용을 요약하여 정확하게 기록했는지 확인하는 것도 좋은 습관입니다.

 

만약 상대방이 하는 말을 잘 못 알아 들은 경우, 대충 넘어가선 안되고, “죄송하지만, ~~~가 맞나요?”, “죄송하지만, 다시 한 번 말씀해주시겠어요?”라고 정중하게 다시 요청해야 추후에 생길 수도 있는 실수를 방지할 수 있답니다.

 

다른 사람의 전화를 대신 받았다면?

 

전화를 받아야 할 동료가 이미 통화 중이라면, “지금 통화 중이니 잠시만 기다려 주시겠어요?” 또는 “통화가 끝나는 대로 다시 전화를 걸어드리면 어떨까요?” 등으로 예의 바르게 양해를 구하는 것이 좋습니다.

 

 

 

■ 업무전화를 걸어야 한다면?

 

통화가 익숙하지 않다면 전화를 걸기 전에 전달해야 할 내용을 간단히 정리해 메모해두는 것이 좋아요. 중요하게 해야 할 말을 빠뜨리지 않고, 좀 더 매끄럽게 대화를 이어갈 수 있습니다.

 

상대방이 전화를 받으면 역시 첫인사가 먼저! ‘안녕하세요’라고 밝은 목소리로 인사하고, 본인의 소속과 이름을 밝힙니다. 그리고 용건을 말하기에 앞서, “점심은 드셨어요?” 등의 간단한 인사말로 분위기를 환기시키는 것이 좋고, 용건을 전달한 후에도 “부탁 드릴게요~ 감사합니다”와 같이 마무리 인사를 해주는 것이 좋답니다.

 

통화할 상대가 아닌 다른 사람이 전화를 받았다면?

 

“죄송하지만, ~~~님 자리에 안 계신가요?”와 같은 표현으로 정중하게 이야기하고, 부재중인 경우 통화 가능 시간을 확인하거나 자신의 이름과 소속, 전화번호 등 메모를 부탁하도록 합니다.

 

 

전화 상으로 업무 이야기를 하는 경우, 실제로 대면하는 것이 아니기 때문에 자칫하면 오해가 생길 수도 있고, 중요한 거래가 성사될 수도 불발될 수도 있어요.

 

항상 정중하고 명확한 목소리로 얘기하는 것 잊지 마시고, 통화내용이 맞는지 확인하는 습관을 들여서 센스 있는 직장인으로 거듭나시길 바랍니다~!